Жизнь без служебок, или Как мы автоматизировали личный кабинет для сайта СибГМУ

Обойти десять кабинетов для согласования одной служебки и где-то на полпути узнать, что что-то нужно переделать и начать обход заново – знакомо?

Мы неоднократно наблюдали подобные истории, поэтому полностью автоматизировали привычные процессы и встроили их в личный кабинет сайта университета. Теперь здесь можно сопровождать весь командировочный процесс, включая отчетную документацию, заказывать справки, создавать мероприятия, опросы, вести всю проектную документацию и даже делать служебки на вход.

Продолжаем рассказывать о функционале личного кабинета для сотрудников СибГМУ.

Единое окно для рабочих задач

В личном кабинете собран набор сервисов, которые закрывают повседневные рабочие потребности сотрудников. Все процессы автоматизированы и интегрированы с внутренними системами университета.

– Раздел «Командировки» реализует полный жизненный цикл служебной поездки. Заявление состоит из пяти шагов – в зависимости от выбранных опций автоматически добавляются дополнительные поля. Система подтягивает данные из справочника, поэтому большую часть информации можно выбрать из готовых списков.

Ключевые возможности: сохранение черновика для последующего редактирования, детализация условий проезда (поезд/самолет, даты, маршрут), указание источника финансирования, назначение заместителя на период отсутствия.

После отправки заявка проходит маршрут согласования. Статусы отображаются в интерфейсе: «на согласовании», «согласовано», «отклонено» (с комментарием, что именно нужно исправить).

После завершения командировки сотрудник возвращается в ту же заявку и создает авансовый отчет. Необходимо приложить подтверждающие документы (билеты, квитанции, выписки) и отметить фактические расходы. Если сумма изменилась (например, выросла стоимость проезда), это фиксируется в отчете. Документ проходит согласование с ответственными лицами и бухгалтерией.

– Раздел «Пригласить гостя» значительно упрощает всем известную систему служебных записок на пропуск посетителя. Раньше для этих целей необходимо было обойти несколько отделов для согласования, теперь процесс занимает минуты: сотрудник заполняет форму с указанием ФИО гостя, даты, времени и места визита. Система автоматически генерирует проверочный код, а сотрудник передает его гостю.

Дальше – еще проще. Гость называет вахтеру свои ФИО и код – вуаля: доступ в корпус открыт. Никакой магии – простая цифровизация.

– Раздел «Справки» помогает сотрудникам и студентам заказать документы прямо в личном кабинете. Пользователь выбирает тип справки, указывает нужный период и отправляет заявку. Скорость формирования зависит от типа документа: некоторые генерируются быстро с электронной цифровой подписью, другие требуют получения в бухгалтерии или отделе кадров.

Если нужно распечатать справку, можно воспользоваться терминалом в корпусе университета. Авторизация происходит по логину/паролю или пропуску. Пользователь выбирает нужный тип справки на экране, и документ мгновенно печатается (в терминале заранее загружены бланки разных форматов).

– Раздел «Заявка на подбор персонала» автоматизирует открытие вакансий. Руководитель заполняет информацию в заявке: должность и подразделение, обоснование открытия вакансии, условия труда, требования к кандидату, контактное лицо. После согласования вакансия автоматически публикуется на HR-портале университета.

– Еще один раздел «Мероприятия» связан с медиапорталом и позволяет управлять событиями университета.

Как создать? Пользователь заполняет заявку (дата, время, место, описание) и отправляет на согласование. После одобрения мероприятие автоматически появляется в календаре личного кабинета, на медиапортале и в разделе «События» на основном сайте вуза.

Для мероприятий, требующих предварительной регистрации, создается форма, интегрированная с Битрикс24. Форма настраивается под конкретное событие с учетом необходимой информации от участников. После заполнения данные автоматически улетают в CRM. Подтверждая регистрацию, участник получает письмо с деталями мероприятия. За несколько дней до события ему отправляется напоминание, а в сам день – письмо с QR-кодом.

Для чего QR-код? На входе организаторы считывают код, и участник автоматически перемещается из статуса «подтвердил участие» в «принял участие». Система формирует аналитику: общее количество заявок, количество согласованных регистраций, фактическая явка.

– Раздел «Помощь» реализует полноценную систему обработки внутренних обращений. Пользователь создает заявку (например, на замену техники или покупку оборудования), указывает категорию, и она автоматически улетает ответственному.

Какие нюансы? Пользователь может устанавливать приоритет заявки (поможет, если ну очень срочно). Также в системе предусмотрены внутренние комментарии при передаче между ответственными (видны только обработчикам). При необходимости можно создать диалог с пользователем, чтобы запросить дополнительную информацию и быстрее решить проблему. Сотрудник увидит уведомления о новых ответах в личном кабинете.

– Раздел «Материальные ценности» отображает все оборудование и имущество университета, закрепленное за сотрудником. Информация подтягивается из учетных систем и актуализируется автоматически.

Умная база документов

Здесь находится структурированная база всех локальных нормативных актов университета. Управление документами происходит через 1С, где формируется дерево файлов и настраиваются правила их отображения.

Чтобы не перегружать интерфейс лишней информацией, система разделяет потоки документов в зависимости от роли пользователя. Например, медицинские регламенты или санитарные нормы отображаются только у медработников, в то время как остальные сотрудники видят только релевантные для их работы распоряжения и приказы.

Документы удобно систематизированы по годам и внутренним разделам, а также доступны не только в виде сканов, но и в текстовом формате, что позволяет быстро искать нужную информацию по содержанию.

Интерфейс реализован по аналогии с «КонсультантПлюс» – на странице документа подключена навигация: если файл является изменением, дополнением или непосредственно связан с другим актом, система автоматически выводит ссылку на исходный документ.

Процесс сбора подписей под новыми приказами полностью оцифрован и избавлен от бумажной волокиты. Когда выходит документ, требующий обязательного ознакомления, в личном кабинете сотрудника появляется уведомление: пользователь переходит по ссылке, изучает текст документа и нажимает кнопку «Ознакомлен». Это действие фиксируется в системе и приравнивается к подписи на бумажном носителе.

Инструмент сбора обратной связи

Блок опросов работает как самостоятельный модуль, интегрированный с основным личным кабинетом. Ответственный сам настраивает структуру: выбирает категорию (например, «Качество лекций» или «Качество практических занятий»), формулирует вопросы и определяет шкалу ответов.

После создания опроса задается целевая аудитория. Фильтрация возможна по любым параметрам из системы: конкретная учебная группа, факультет, курс, роль пользователя. После активации опрос автоматически рассылается целевой аудитории в виде уведомления в личном кабинете. Пользователь переходит по ссылке и проходит опрос – при необходимости система запросит авторизацию, если опрос неанонимный.

Управление жизненным циклом проектов

– Раздел «Проекты» выделен в отдельное рабочее пространство. Это решение позволяет привлекать к работе не только сотрудников и студентов вуза, но и внешних участников: для сторонних пользователей создаются отдельные учетные записи с ограниченным доступом к конкретному проекту.

Этот раздел обеспечивает полный цикл управления проектами. Здесь заполняется паспорт инициативы: цели, перечень ключевых мероприятий, сроки и ответственные лица. В карточке проекта фиксируются источники и объем финансирования, а также прописываются измеримые показатели эффективности, по которым будет оцениваться успешность реализации. Важно: заполнение заявки занимает много времени, поэтому предусмотрена возможность сохранить черновик и вернуться к редактированию в любое время.

Проект проходит многоэтапное согласование, маршрут которого можно полностью отследить в карточке. Если инициативу не согласовали, она возвращается с комментариями о том, что нужно исправить.

Если же проект утвердили, то участники инициативы могут в реальном времени отслеживать ступени реализации: какие этапы уже пройдены, какие идут сейчас, а какие только предстоят.

Успешная реализация инициативы напрямую влияет на доход сотрудника. Данные об участии в проекте и достижении его KPI автоматически передаются в модуль «Система стимулирования» и учитываются при расчете премиальных выплат.

Не журнал, а система

То, что начиналось как инструмент для учета посещаемости, сегодня стало единым рабочим пространством. Оно упрощает десятки процессов: согласование командировок, ведение журналов, заказ справок, управление проектами – все, что раньше требовало бумажных служебок, обхода кабинетов и переписки по почте, теперь делается в несколько кликов.

И что самое главное – данные всегда актуализируются. Базовый обмен с 1С настроен как фоновая задача и выполняется раз в сутки в ночное время. В пиковые периоды (начало учебного года, зачетные и экзаменационные недели) данные должны актуализироваться мгновенно. Для таких сценариев реализован механизм частичной синхронизации по требованию. Он позволяет инициировать точечное обновление конкретных данных (например, оценок или статусов проектов) без ожидания ночного цикла, гарантируя актуальность информации в режиме, близком к реальному времени.

Итог: меньше переключений между системами, ручного ввода, потерянных документов – и больше времени на то, что действительно важно.